Nya rutiner för bemanningstjänster inom omsorgen

Under hösten 2024 uppmärksammade Hässleholms kommun att bemanningstjänster av sjuksköterskor hade köpts för högre belopp än först bedömt. Beloppet gick över gränsen för upphandlat avtal och direktupphandling.

Omsorgsförvaltningen gör nu åtgärder för att förhindra liknande situationer i framtiden och har inte haft inhyrda sjuksköterskor sedan den 1 november.

​

Analys av problemen som varit

Efter att problemen med inköpen uppmärksammats under hösten har omsorgsförvaltningen, i samarbete med kommunens centrala upphandlingsenhet, gjort en analys för att kartlägga orsakerna och identifiera åtgärder.

​

- Vi ser allvarligt på detta och behöver ta ett krafttag för att ändra våra arbetssätt och rutiner, så att vi säkerställer att det blir rätt framöver, säger Annette Viksten Åhl, förvaltningschef omsorgsförvaltningen.

​

Missbedömt behovet i sommarplaneringen

Analysen visade att omsorgsförvaltningen missbedömt hur behovet av bemanningssjuksköterskor såg ut inför sommaren 2024. Behovet av extern bemanning bedömdes på förhand till en kostnad på 1–2 miljoner kronor per år. Bedömningen baserades på då rådande förutsättningar, med bland annat tillgänglig personal under våren samt omsorgsnämndens beslut om att stoppa inhyrningen av sjuksköterskor från och med den 1 november 2024. Utifrån denna bedömning tecknades ett ramavtal från och med 25 maj som omfattade köp av bemanningstjänster för sjuksköterskor till ett belopp på maximalt 8,1 miljoner kronor under en fyraårsperiod.

​

Inför sommarens semesterplanering var dock personalvakanserna större än vad som omsorgsförvaltningen beräknat. Föräldraledigheter, långtidssjukskrivningar och svårigheter att rekrytera till vakanta tjänster gjorde att det verkliga behovet var större. Detta medförde att det var nödvändigt att använda bemanningssjuksköterskor för att säkerställa patientsäkerheten. Därför blev prioriteringen att upprätthålla bemanningen genom extern förstärkning.

​

Det ökade behovet tillsammans med svårigheten att få tag på legitimerad personal innebar att kommunen köpte in bemanningstjänster utanför det upphandlade avtalet. Från den 25 maj till och med den 1 november 2024 köpte omsorgsförvaltningen in bemanningstjänster för sjuksköterskor för totalt 12,4 miljoner kronor, både från ramavtalsleverantörer och icke-ramavtalsleverantörer.

​

- Patientsäkerheten går först och därför har bemanningstjänster köpts in för att lösa situationen. Detta är inte ett hållbart arbetssätt. Framåt ska vi till exempel ha en mer ändamålsenlig sememesterplanering där vi använder de resurser vi har på bästa sätt, säger Annette Viksten Åhl.

​

Brister i rutinerna

Vid den interna analysen kom det också fram att missförstånd i kommunikationen mellan upphandlingsenheten och omsorgsförvaltningen har haft en påverkan. Helhetsbilden av behovet och förutsättningarna var inte tydliga nog inför upphandlingen av ett nytt ramavtal. Omsorgsnämnden fick inte heller den fullständiga information som hade varit nödvändig för att förstå situationen.

​

Ny rutin för undantagsfall

Omsorgsförvaltningen arbetar nu fram en ny rutin för att bedöma behovet av eventuell bemanningspersonal. I bedömningen ingår att först omfördela resurserna inom hela omsorgsförvaltningens verksamhet så långt det är möjligt, att erbjuda timanställda och vikarier att arbeta fler timmar, att erbjuda ordinarie personal övertidsarbete samt att prioritera arbetsuppgifterna för att tillfälligt kunna minska på insatser som inte är kritiska. Rutinen innehåller också en tydligare ansvarsfördelning mellan olika funktioner, om det i undantagsfall är nödvändigt att köpa in bemanningstjänster som en tillfällig lösning.

​

- Vi arbetar intensivt med att anpassa verksamheten och säkerställa att förvaltningen fortsätter att efterleva nämndens beslut om hyrstopp. Det är hög tid att vi kommer tillrätta med problematiken kring bemanningstjänster, i allra första hand för att kunna ge våra medborgare bästa möjliga vård och omsorg och att våra medarbetare ska ha en god arbetsmiljö, säger Annette Viksten Åhl.